Regulaminy

Regulamin korzystania z faktur elektronicznych 

w „AKA – SZCZERBICCY SPÓŁKA KOMANDYTOWO AKCYJNA” z siedzibą we Wrocławiu 

Definicje

1. AKA - „AKA – SZCZERBICCY. SPÓŁKA KOMANDYTOWO AKCYJNA” z siedzibą we Wrocławiu, ul. Jerzmanowska 15, zarejestrowana w Krajowym Rejestrze Sądowym prowadzonym przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia Fabrycznej we Wrocławiu VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000975724, NIP 8942777690, Regon 932959184.
2. Korzystanie z faktur elektronicznych AKA - wystawianie, powiadomienie o wystawieniu i udostępnianie Klientom przez AKA e-faktur, zgodnie z obowiązującym prawem polskim, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia (oznacza pewność co do tożsamości wystawcy faktury) i integralność treści (oznacza, ze w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura), jak również ich czytelność. 
3. e-faktura - faktura sprzedaży VAT, faktura VAT korekta, faktur VAT zaliczka, jak również faktura korekta VAT zaliczki, w formie dokumentu elektronicznego (w formacie PDF lub JPG), który spełnia wymogi wskazane w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz.U. z 2013 r. poz.1485) oraz Ustawie o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r. (tekst jedn. Dz. U. z 2016 r. poz. 710)
4. Klient - podmiot, który prowadzi współpracę handlową z AKA.
5. Adres e-mail - konto poczty elektronicznej podane przez Klienta w złożonym przez niego Oświadczeniu o zgodzie na wystawianie i udostępnianie e-faktur, o cofniecie zgody lub zmianie adresu e-mail; 
6. Podmioty Uprawnione do Kontroli - podmioty władzy publicznej uprawnione na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa do żądania udostępnienia przez AKA, bądź przez Klienta wymaganych przepisami prawa danych i informacji potrzebnych do przeprowadzenia określonych właściwymi przepisami procedur, w szczególności postępowania przewidzianego przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2015 r. poz. 613). 
7. Konsument - osoba fizyczna dokonująca czynności prawnej niezwiązanej bezpośrednio z jej działalnością gospodarczą lub zawodową. 

 

• 2. 

Postanowienia ogólne

1. Niniejszy Regulamin określa zasady wystawiania i udostępniania Klientom e-faktur przez AKA.
2. Warunkiem korzystania przez Klienta z możliwości wystawiania i udostępniania e-faktur przez AKA jest spełnienie wszystkich wymogów opisanych w pkt. a-f poniżej: 
1. dostęp do komputera z łączem internetowym oraz oprogramowaniem (przeglądarka) umożliwiającym dostęp do serwisu internetowego AKA.
2. zapoznanie się z niniejszym Regulaminem, dostępnym w serwisie internetowym oraz akceptacja i przestrzeganie jego postanowień; 
3. zainstalowanie oprogramowania umożliwiającego przeglądanie plików PDF lub JPG;
4. złożenie Oświadczenia o wyrażeniu zgody na wystawianie i udostępnianie e-faktur; 
5. podanie we wskazanym wyżej oświadczeniu adresu e-mail, na który mają być przesyłane powiadomienia o wystawieniu i udostępnieniu e-faktury; 
6. aktywowanie e-faktury poprzez otrzymany link na adres e-mail;
3. Wzór „Oświadczenia o wyrażeniu zgody na wystawianie i udostępnianie e-faktur”, „Oświadczenia o zmianie adresu e-mail”, „Oświadczenia o cofnięciu zgody na wystawianie i udostępnianie e-faktur” oraz niniejszy Regulamin są dostępne pod adresem internetowym www.hurt.aka.pl w zakładce "FAKTURY" 
4. Oświadczenie o zgodzie na wystawianie i udostępnianie e-faktur lub cofniecie tej zgody (co oznacza rezygnację z wystawiania i udostępniania e-faktur, Klient składa w jednej z podanych niżej form: 
1. podpisane oświadczenie Klient wysyła listownie na adres: „AKA – SZCZERBICCY. SPÓŁKA KOMANDYTOWO AKCYJNA” Wrocław 54-530, ul. Jerzmanowska 15, lub
2. podpisane oświadczenie Klient składa w siedzibie AKA;
3. poprzez zalogowanie się na stronie internetowej www.hurt.aka.pl  i zdefiniowanie w zakładce "FAKTURY" adresu e-mail, na który mają być wysyłane linki umożliwiające pobranie przez Klienta e-faktury w formacie PDF lub JPG.
5. Oświadczenie o zgodzie na wystawianie i udostępnianie e-faktur, o cofniecie zgody lub zmianie adresu e-mail powinny być podpisane zgodnie z zasadami reprezentacji Klienta; w przypadku osób prawnych i jednostek organizacyjnych nie mających osobowości prawnej, którym przepisy prawa przyznają zdolność prawną zgodnie z zasadami ujawnionymi we właściwym rejestrze lub przez należycie umocowanego pełnomocnika. 

• 3. 

Wystawianie e-faktur i dokumentów elektronicznych

1. AKA po wystawieniu e-faktury, wyśle na adres e-mail, unikalny link umożliwiającym pobranie przez Klienta e-faktury w formacie PDF lub JPG ze strony www.hurt.aka.pl za pomocą szyfrowanego połączenia. 
2. AKA dla Klientów posiadających aktywne konto w serwisie www.hurt.aka.pl udostępni możliwość pobrania e-faktury po zalogowaniu. 
3. Wszelkie terminy płatności liczone będą od daty wskazanej na e-fakturze. 
4. Doręczenie e-faktury Klientowi następuje z chwilą, gdy wiadomość zawierająca unikalny link dający możliwość jej pobrania z serwisu internetowego zostanie wysłana do Klienta. 
5. Złożenie przez Klienta „Oświadczenia o wyrażeniu zgody na wystawianie i udostępnianie e-faktur” nie pozbawia AKA prawa do wystawiania i przesyłania faktur w formie papierowej, w szczególności w sytuacji, gdy nie jest możliwe wystawienie e-faktury z powodów technicznych. 
6. W przypadku prośby o wystawienie duplikatów do e-faktury, dokument wystawiony będzie w formie papierowej. 
7. AKA rozpoczyna wystawianie e-faktury nie wcześniej niż po zarejestrowaniu oświadczenia o wyrażeniu zgody na wystawianie i udostępnianie e-faktur 
8. AKA wystawia e-faktury i przesyła do dnia zarejestrowania odwołania oświadczenia o wyrażeniu zgody na wystawianie i udostępnianie e-faktur. 

• 4. 

Zmiana adresu e-mail i rezygnacja

1. Zmiana adresu e-mail, na który są przesyłane powiadomienia o wystawieniu i udostępnieniu e- faktury, poprzez złożenie oświadczenia o zmianie adresu e-mail, może być dokonana w sposób wskazany w § 2 ust. 4 niniejszego Regulaminu. 
2. W przypadku niepowiadomienia AKA o zmianie adresu e-mail, e-fakturę uważa się za skutecznie doręczoną na dotychczasowy adres podany przez Klienta w „Oświadczeniu o wyrażeniu zgody na wystawianie i udostępnianie e-faktur”. Niniejsze postanowienie nie dotyczy konsumentów. 
3. Klient może zrezygnować z możliwości otrzymywania e-faktur poprzez złożenie oświadczenia o wycofaniu akceptacji faktur w formie elektronicznej w sposób wskazany w § 2 ust. 4 niniejszego Regulaminu. 
4. AKA zaprzestaje wystawiania e-faktur od dnia zarejestrowania odwołania oświadczenia o wyrażeniu zgody na wystawianie i udostępnianie e-faktur, ale nie później niż w terminie 14 dni od dnia następującego po dniu, w którym AKA otrzymała oświadczenie Klienta o wycofaniu zgody. 
5. Ponowna aktywacja możliwości otrzymywania e-faktur wymaga ponownego złożenia przez Klienta „Oświadczenia o wyrażeniu zgody na wystawianie i udostępnianie e-faktur”. 

• 5. 

Udostępnianie e-faktur

1. W celu zapewnienia bezpieczeństwa wystawiania i udostępniania e-faktur oraz umożliwienia ewentualnej kontroli Podmiotów Uprawnionych do Kontroli zarówno AKA, jak i Klient, zobowiązani są do przechowywania e-faktur przez okres wymagany przepisami prawa. 
2. AKA udostępnia Klientowi e-faktury przez okres 6 (słownie: sześciu) lat liczonych od końca roku, w którym wystawiono e-fakturę. 
3. AKA rejestruje każde pobranie pliku z serwisu internetowego.
4. AKA udostępnia e-faktury w serwisie internetowym w sposób umożliwiający Klientowi w szczególności:
1. podgląd zawartości dokumentu w postaci czytelnej (graficzna prezentacja w PDF lub JPG);
2. możliwość wygenerowania wydruku dokumentu;
3. możliwość pobrania dokumentu (zapisania pliku);

• 6. 

Reklamacje

1. Reklamacje dotyczące funkcjonowania systemu korzystania z faktur elektronicznych w AKA należy składać na adres poczty elektronicznej swojego opiekuna handlowego.
2. Zgłoszenie reklamacji powinno zawierać: 
1. wskazanie podmiotu zgłaszającego reklamację; 
2. opis zdarzenia, zachowanie podlegające reklamacji. 
3. Reklamacje będą rozpatrywane niezwłocznie, nie później niż w terminie 14 dni roboczych. Odpowiedź na reklamację kierowana będzie na adres e-mail za pośrednictwem, którego została zgłoszona reklamacja. 

 

• 7.

 Ochrona danych osobowych

1. „AKA – SZCZERBICCY. SPÓŁKA KOMANDYTOWO AKCYJNA” z siedzibą we Wrocławiu, ul. Jerzmanowska 15, jest administratorem danych osobowych Klientów, przekazanych w związku z uruchomieniem i korzystaniem z faktur elektronicznych w AKA.
2. Podanie danych osobowych przez Klienta (imienia, nazwiska, adresu zamieszkania, adresu e-mail) jest dobrowolne, przy czym nieprzekazanie tych danych uniemożliwia korzystanie z faktur elektronicznych w AKA. 
3. Przetwarzanie danych osobowych Klientów podejmowane jest wyłącznie w celu oraz w zakresie koniecznym do korzystania z faktur elektronicznych w AKA oraz w przypadku, gdy jest to niezbędne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez AKA, zgodnie z Regulaminem i obowiązującym prawem, w szczególności ustawą o ochronie danych osobowych. 
4. Dane osobowe Klientów przetwarzane są z uwzględnieniem zasad przewidzianych przepisami ustawy o ochronie danych osobowych oraz postanowieniami Regulaminu - na podstawie zgody Klienta. Zgodę tę Klient wyraża poprzez przesłanie uzupełnionych formularzy stanowiących załączniki do Regulaminu lub aktualizując swoje dane osobowe. 
5. AKA stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zabezpieczające dane osobowe przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, przetwarzaniem z naruszeniem prawa, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem. 
6. Dane osobowe zgromadzone w systemie mogą być także udostępnione odpowiednim organom państwowym, na ich żądanie, na podstawie odpowiednich przepisów prawa. 
7. Klientom przysługuje prawo dostępu do treści swoich danych osobowych udostępnionych w związku z korzystaniem z faktur elektronicznych w AKA, oraz prawo aktualizacji treści tychże danych. 
8. W przypadkach przewidzianych w ustawie o ochronie danych osobowych, Klientom przysługuje prawo sprzeciwu wobec przetwarzania ich danych osobowych, prawo żądania zaprzestania przetwarzania danych osobowych oraz prawo żądania ich usunięcia, w szczególności jeżeli są one niekompletne, nieaktualne, nieprawdziwe lub zostały zebrane z naruszeniem przepisów albo są już zbędne do realizacji celu, dla którego zostały zebrane. 

 

• 8. 

Postanowienia końcowe.

1. Klient jest zobowiązany do utrzymywania adresu e-mail przez okres korzystania z e-faktur w AKA w stanie umożliwiającym odbieranie wiadomości z serwerów AKA.
2. AKA nie ponosi odpowiedzialności za szkody powstałe w związku z nieprzestrzeganiem przez Klienta postanowień niniejszego Regulaminu, w szczególności nie odpowiada za szkody powstałe wskutek jakichkolwiek błędów w „Oświadczeniu o akceptacji faktur w formie elektronicznej”. Niniejsze postanowienie nie dotyczy konsumentów. 
3. AKA może wprowadzić zmiany w Regulaminie oraz zawiesić czasowo lub zakończyć możliwość korzystania z faktur elektronicznych w AKA z ważnej przyczyny, w szczególności w przypadku zmiany obowiązujących przepisów prawa. Zmiany w Regulaminie oraz zawieszenie czasowe lub zakończenie usługi e-faktura nie mogą naruszać praw nabytych przez Klientów. Wszelkie zmiany będą publikowane na stronie internetowej www.hurt.aka.pl
4. Ewentualne spory związane z niniejszym Regulaminem będą rozpatrywane przez sąd właściwy miejscowo dla siedziby AKA. Niniejsze postanowienie nie dotyczy konsumentów. 
5. Regulamin i wszelkie jego zmiany wchodzą w życie z dniem opublikowania na stronie internetowej www.aka.pl . Niniejsze postanowienie nie dotyczy Konsumentów.
   
   

   OŚWIADCZENIE

   o akceptacji wystawiania i udostępniania faktur w formie elektronicznej

    

   Dane Klienta

   Nazwa firmy lub imię i nazwisko (w przypadku konsumenta)

    

   ………………………………………………………………………

    Adres (ulica, kod pocztowy, miejscowość) 

    

   ............................................................................................................

   Nr klienta w systemie AKA

   ………………………………………………………………………

   Adres e-mail, na który mają być wysyłane wiadomości e-mail z linkiem umożliwiającym pobranie e-faktury:

    ……………………………………………………………………………………………………………

   
   
   

   „AKA – SZCZERBICCY. SPÓŁKA KOMANDYTOWO AKCYJNA” z siedzibą we Wrocławiu, ul. Jerzmanowska 15, nr KRS 0000975724, (zwana dalej AKA), jest administratorem danych osobowych Klienta, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn. Dz. U. z 2016 r. poz. 922. Dane osobowe Klienta będą przetwarzane przez administratora w celu realizacji usługi, o której mowa w niniejszym dokumencie. Podanie danych jest dobrowolne, lecz niezbędne do rejestracji w systemie faktur w formie elektronicznej oraz realizacji usługi. Klientowi przysługuje prawo dostępu do swoich danych osobowych oraz prawo ich poprawiania. 

    

   …………………………………………………………………………………………………………… 

   
   
   
   
   
   

   Akceptuję wystawianie i przesyłanie faktur VAT w formie elektronicznej przez „AKA – SZCZERBICCY. SPÓŁKA KOMANDYTOWO AKCYJNA” z siedzibą we Wrocławiu, zgodnie z "Regulaminem korzystania z faktur elektronicznych w „AKA – SZCZERBICCY. SPÓŁKA KOMANDYTOWO AKCYJNA” z siedzibą we Wrocławiu. Jednocześnie oświadczam, że zapoznałem/zapoznałam się z „Regulaminem korzystania z faktur elektronicznych w „AKA – SZCZERBICCY. SPÓŁKA KOMANDYTOWO AKCYJNA” z siedzibą we Wrocławiu”, stanowiącym integralną część niniejszego oświadczenia i akceptuję go w całości. W szczególności akceptuję fakt, iż faktury VAT będą udostępniane w formie elektronicznej poprzez wysłanie, na podany w niniejszym oświadczeniu adres e-mail, linku umożliwiającego pobranie e-faktury lub bezpośrednio po zalogowaniu ze strony www.hurt.aka.pl (dotyczy klientów z aktywnym kontem na portalu AKA). 

   Oświadczam, że będę pobierał udostępnione mi e-faktury. 

   Zobowiązuję się też do niezwłocznego poinformowania AKA o każdorazowej zmianie adresu e-mail oraz do utrzymywania konta poczty elektronicznej o podanym w oświadczeniu adresie e-mail, w stanie umożliwiającym odbieranie wiadomości z serwerów AKA.

    

   ……………………………………. ………………………………………

            Miejscowość i data       Podpis osoby upoważnionej